Sep 062013
 

Was kommt ist viel zu lang!

Für alle, die keine Zeit haben, weil sie vielleicht Mitglied eines Aufsichtsgremiums sind oder weil sie einfach lieber etwas anderes tun, hier die Kurzform:

  • Organisationen mit hauptamtlicher Geschäftsführung und ehrenamtlichen Aufsichtsgremien wie Wikimedia Deutschland oder die Wikimedia Foundation können diese Rollenverteilung nur dann effektiv leben, wenn sie ein gemeinsames Aufgabenverständnis und entsprechende Vorstellungen über den Inhalt der Gremienarbeit entwickelt haben und das auch nicht immer wieder neu in Frage gestellt wird.
  • Aufsicht und Kontrolle der Geschäftsführung ist nicht Aufsicht und Kontrolle jeder Entscheidung der Geschäftsführung sondern sehr viel abstrakter und langfristiger ausgerichtet. Das muss deutlich dargestellt werden, denn das kann nicht jeder und das will auch nicht jeder, der sich für eine Position in einem Aufsichtsgremium interessiert.
  • Wenn ein Aufsichtsgremium das Gefühl hat, es hat zu wenig Zeit um seine Aufgaben zu erfüllen, sollte es kritisch prüfen, ob es seine Zeit wirklich effektiv verwendet und wie es das verbessern kann. Das bedeutet auch zu hinterfragen, mit welchen Fragen sich das gesamte Gremium tatsächlich beschäftigen muss.
  • Im November wird das neue Präsidium von Wikimedia Deutschland gewählt. Zeit, sich über eine Kandidatur Gedanken zu machen.

Der Auslöser
In einer Mail an die Mailingliste von Wikimedia Deutschland spricht Steffen Prößdorf, Präsidiumsmitglied von Wikimedia Deutschland, von dem „wahnsinnigen Zeiteinsatz im Präsidium“ und  schließt die Beschreibung ab mit „Praktisch ein zusätzlicher Vollzeitjob nebenbei.“ Das ist nicht das erste Mal, dass ich von einem Präsidiumsmitglied einen solchen Vergleich mit einer Erwerbstätigkeit höre oder lese und ich wundere mich etwas, dass das bislang so kommentarlos aufgenommen und nicht weiter hinterfragt wurde.

Jegliches gesellschaftliche oder humanitäre Engagement in Vereinen oder anderen Organisationen kostet die Akteure Zeit, Kraft und Nerven (und manchmal noch einiges mehr). Natürlich gilt das auch und nicht ausschließlich im Wikimedia-Universum. Aber ist es mit dem Vergleich zu einem bezahlten Job getan? Bedeutet es gar, dass ein solches Amt nur in Vollzeit ausgefüllt werden kann? Nein, wohl kaum. Vorausgesetzt, dass allen Beteiligten klar ist, was ihre Aufgabe ist und dass sie alle Unterstützung erhalten, die sie brauchen, um diese zu erfüllen.

Klingt ganz einfach, ist es aber nicht.

Der Rahmen
Gerade bei einem Gremium wie dem Präsidium von Wikimedia Deutschland, das jährlich gewählt wird und dessen Zusammensetzung sich in relativ kurzer Zeit komplett ändern kann, ist es wenig hilfreich, wenn es sich jedes Jahr auf’s Neue damit beschäftigen muss, seine eigene Aufgaben zu definieren, den Begriff der Kontrolle und Aufsicht über die Geschäftsführung des Vorstands zu interpretieren und die Verantwortungsbereiche von Geschäftsführung und Aufsichtsorgan abzugrenzen. Das kostet nicht nur  Zeit, es heißt auch, dass es im Laufe einer Amtszeit wenig Chancen auf einen Zustand gibt, in dem das Verhältnis Präsidium-Vorstand wirklich geklärt ist. Wie soll sich aber dann eine gesunde Basis für gemeinsame und vertrauensvolle Arbeit entwickeln?

Dabei ist gerade dieses Verständnis wesentlich für die notwendige Beständigkeit und auch für eine weitere Entwicklung des Vereins. Die Geschäftsführung braucht einen Rahmen, der es ihm erlaubt, eigenverantwortlich zu planen und eben auch Entscheidungen zu treffen.  Mit dem Rückhalt des Präsidiums, aber natürlich auch mit der satzungsgemäßen Kontrolle durch das Präsidium. Das Präsidium braucht ebenfalls einen Rahmen, in dem es agieren kann. Einen, der es ihm vor allem erlaubt, sich um die Dinge zu kümmern, die eben nur das Präsidium machen kann, oder die, die es gerne machen möchte und auch die, die es satzungsgemäß machen muss.

Solange diese Rahmen nicht festgelegt und im Sinne einer Organisationskultur gelebt werden, kann es ganz schnell zu Verschiebungen im angenommenen Aufgabenspektrum kommen, die möglicherweise von den Mitgliedern des Gremiums als normal oder gar gewünscht angesehen werden, tatsächlich aber nicht mehr viel mit der Intention einer  Organisationsstruktur mit einem ehrenamtlichen Kontrollorgan zu tun haben.

Das Aufgabenverständnis
Im besten Fall kommt jedes neue Mitglied in ein Gremium mit einem Strauß voller Ideen und einer gewissen Veränderungs- und Gestaltungslust. So soll das sein, neue Anreize braucht jede Organisation. Es kann aber auch sein, dass diese Ideen mangels Erfahrung in ähnlichen Gremien oder mangels Information oder Verständnis der tatsächlichen Verantwortungsbereiche und Kompetenzen nicht verwirklicht werden können. Wenn sie in den Aufgabenbereich der Geschäftsführung fallen und diffuse Rollenverständnisse hinzukommen, ist der Frust vorprogrammiert. Und zwar auf beiden Seiten. Die Geschäftsführung fühlt sich auf die Füße getreten und das Präsidiumsmitglied fühlt sich gegängelt. Wenn dann noch die Grätsche zwischen den Anforderungen aus der Wikipedia-Community und den hehren Aufgabenbeschreibungen der Satzung gemeistert sein will, wird es kompliziert.

Wo also ist das Spielfeld des Präsidiums, was sind seine Aufgaben, welche Entscheidungsgewalt hat es? Die im Sinne der Gestaltungsmöglichkeiten wohl wesentlichen in der Satzung festgelegten Aufgaben sind

  • die strategische Ausrichtung des Vereins fortzuschreiben und Zielvorgaben für den Vorstand zu formulieren und
  • die Geschäftsführung des Vorstands zu kontrollieren und zu beaufsichtigen;

Schön gesagt, doch wie füllt sich das mit Leben? Und zwar mit einem, das noch Spaß macht und dessen zeitlicher Aufwand angemessen ist?

Ausgehend von der Prämisse der Ehrenamtlichkeit des Gremiums müssen für beide Punkte Delegation und High-Level-Perspektive eine große Rolle spielen, sonst klappt das einfach nicht. Ein Aufsichts-Gremium ist zum Beispiel nicht dazu da, das Budget einer von der Geschäftsstelle geplanten Veranstaltung zu prüfen; es ist auch nicht dafür da, jede Veranstaltung vorab zu genehmigen. Inwieweit die unterschiedlichen Maßnahmen der Geschäftsführung wie die Durchführung von Veranstaltungen, deren Gewichtung im Verhältnis zu anderen Maßnahmen und deren Wirkungsgrad aber den Vereinszielen entsprechen und ob sie mit den Zielvorgaben übereinstimmen, das ist im Rahmen der Aufsicht und Kontrolle zu entscheiden. Stellräder und Einflussmöglichkeiten sind dabei die Aufstellung des jährlichen Wirtschaftsplans, wieder auf einem recht abstrakten Level, und natürlich die Zielvorgaben, die das Präsidium für den Vorstand formuliert. Ein etabliertes Berichtswesen für die laufende Kontrolle ist durch die Anforderungen der Wikimedia Foundation, die dem Verein einen Großteil des Jahresbudget bezuschusst, bereits vorhanden. Eine Delegation von Vorarbeiten, Auswertungen, Erstellung von Beratungsunterlagen an die Mitarbeiter ist unumgänglich, wenn sich ein Gremium auf das eigentliche Geschäft konzentrieren soll – die Beratung und Entscheidung von grundlegenden Vereinsentscheidungen. Sei es der Haushaltsplan, die strategische Ausrichtung, die Schwerpunkte der Vereinstätigkeit.

Hier gefällt mir der Ansatz von Wikimedia Deutschland, das Präsidium mit einem hauptamtlichen Assistenten zu stärken. Was jetzt, nach der Neustrukturierung mit hauptamtlichem geschäftsführendem Vorstand und einem ehrenamtlichen Präsidium, noch zu fehlen scheint, ist ein gemeinsames Verständnis der Rollenverteilung und Verantwortungsbereiche. Das ist nicht verwunderlich und braucht seine Zeit. Es wäre aber ein wichtiger Schritt für den Verein, sich diesem Thema bald zu widmen, um nicht unnötig und wiederholt Kräfte zu verschleißen

Die Erwartungen
Das Bild eines Aufsichts-Gremiums, dass ich hier aufzeige, entspricht nicht unbedingt den Vorstellungen, die Kandidaten für das Präsidium von Wikimedia Deutschland oder auch für das Kuratorium der Foundation mitbringen und sicher nicht den Erwartungen, die die Community an diese Gremien hat. Es ist aber wichtig, deutlicher als bisher herauszustellen, dass diese Aufgabe eben nicht (nur) den Menschen braucht, der in der Wikipedia tolle Artikel schreibt, sondern dass ein Blick für das Große Ganze, die Fähigkeit der Abstraktion und die Bereitschaft zur Delegation wichtige Voraussetzungen sind, um ein starkes Aufsichts-Gremium zu bilden. Wer sich lieber um Details kümmert, kann sich möglicherweise effektiver in anderen Bereichen des Vereins oder der Foundation engagieren. Das Gremium muss sich auf hohem Level um die Geschicke der Organisation kümmern, es braucht dazu eine Vielzahl an individuellen Kenntnissen und Erfahrungen. Die Zeit eines solchen Gremiums ist kostbar, sie sollte nicht verschwendet werden mit Kompetenzgerangel und Misstrauen, sondern genutzt werden, um den jeweiligen Zielsetzungen mit jeder Amtszeit einen Schritt näher zu kommen.

Der Vollzeitjob
Wenn ein Gremium mit besten Absichten dennoch Gefühl hat, dass die Erfüllung seiner Aufgaben mehr Zeit kostet, als es ehrenamtlich zur Verfügung stellen kann, sollte es dem kritisch begegnen. Inwieweit ist der hohe Zeitaufwand ein selbstgemachter? Dann kann er sich nämlich auch aus eigener Kraft verringern lassen. Für das einzelne Gremiumsmitglied heißt das: Wer auf vielen Veranstaltungen anwesend ist, ist häufiger fern von daheim. Wer jede Online-Diskussion verfolgt, hat unter Umständen auch weniger Zeit für das, was er eigentlich in seiner Funktion gerne tun würde. Nicht jede Konferenz, nicht jedes Community-Treffen, nicht jede Online-Diskussion muss mitgenommen werden. Die Kunst dabei ist sicher, sich im gewünschten Maße zu beteiligen und den Umfang dieser Beteiligung dabei weitestgehend selbst zu bestimmen und nicht zu einer Belastung werden zu lassen.

Das Gremium muss sich mit der Frage auseinandersetzen, wie es seine begrenzte Zeit effektiv verwendet. Welche Themen müssen tatsächlich im gesamten Gremium diskutiert werden? Wie wird die Zeit in Telefonkonferenzen und auf Meetings von den dabei anwesenden Mitarbeitern kompensiert und sind die angesprochenen Themen für die Aufgabenerfüllung des Aufsichtsgremiums wirklich unabdingbar? Inwieweit das individuelle Informationsbedürfnis die Aufgabenerfüllung unterstützt oder ob bereits ein Hang zum Mikromanagement zu erkennen ist, ist bisweilen schwierig festzustellen. Was dabei hilft ist sich immer wieder mal zu fragen, für welche Entscheidung die angeforderte Information tatsächlich notwendig ist. Eine ganze Menge fällt dann einfach weg.

Der Blick zur Foundation
Natürlich hat auch das Kuratorium der Wikimedia Foundation an all diesen Fragestellungen noch hart zu arbeiten. Während des Auswahlprozesses eines neuen zu ernennenden Mitglieds wurde mir in den Gesprächen mit Kandidaten klar, wie schwer es vielen – vor allen denen mit den interessantesten Kenntnissen und Erfahrungen – fiel, eine Zusage zum erwarteten Zeitaufwand (15 Tage im Jahr für Meetings, 2-4 Stunden wöchentlich) zu geben. Was wir nun erstmalig erfolgreich ausprobiert haben, war ein Board-Meeting, an dem ein Mitglied per Video-Konferenz teilnahm. Woran wir noch arbeiten müssen, ist die Frage, wie wir unsere Treffen grundsätzlich effektiver und weniger zeitaufwändig gestalten können. Eine Aufgabe, die sich sicher nicht nur dem Board der Wikimedia Foundation stellt.

In den letzten Zügen der Überarbeitung liegt ein Handbuch, das darstellt, wie das Board arbeitet, welche Grundlagen und Richtlinien zu beachten sind, wie wir unsere Entscheidungen treffen etc. Es erweitert und konkretisiert so die in der Satzung festgelegten rechtlichen Rahmenbedingungen. Das Handbuch ist nicht als Manifest gedacht, es ist so lebendig wie die Organisation und wird im Laufe der Zeit erweitert und an den Stellen angepasst, an denen sich Modalitäten geändert haben. Es soll den Kuratoriumsmitgliedern, Interessenten für das Amt und der interessierten Community als Leitfaden für die Arbeit in diesem Gremium dienen. Die Veröffentlichung steht bevor und ich hoffe, es inspiriert zu ähnlichen Versuchen, die Arbeit in solchen Gremien greifbarer zu machen. Sei es ein Handbuch, ein Leitbild, eine Erklärung – Hauptsache es dient der Orientierung.

Reminder
Zum Schluss:  Im November finden die Wahlen für das für das nächste Präsidium von Wikimedia Deutschland statt. Jetzt ist die Zeit, sich Gedanken über eine mögliche Kandidatur zu machen. Nur zu, es gibt noch was zu tun.